Les informations qui permettent de faire une proposition
Une demande de groupe peut concerner un anniversaire, un repas d’équipe ou une privatisation. Avant de répondre sur le prix, vérifiez avec l’équipe ce que l’établissement peut réellement accueillir et servir à la date demandée.
Commencez par les informations qui manquent. Une demande qui précise déjà l’effectif et le budget ne doit pas recevoir un questionnaire qui les redemande. Cela montre au destinataire que son message a été lu.
- Date et horaire souhaités.
- Nombre de convives, éventuellement encore à confirmer.
- Budget par personne et ce qu’il doit couvrir.
- Format envisagé : repas assis, formule commune ou autre demande.
- Contraintes alimentaires à faire vérifier par l’équipe concernée.
- Contact responsable et délai de décision envisagé.
Deux réponses selon l’avancement de la demande
Ces modèles sont des trames fictives. Ne conservez une mention de disponibilité que si elle a été vérifiée. Les conditions de réservation doivent être celles que votre établissement applique réellement.
Il manque des informations
Objet : Votre repas de groupe au [restaurant] Bonjour [prénom], Merci de penser à nous pour votre repas du [date]. Pour préparer une proposition pour [effectif] personnes, pourriez-vous nous préciser l’horaire souhaité et le budget par personne ? Indiquez-nous aussi si certaines contraintes alimentaires doivent être étudiées par notre équipe. Nous vérifierons ensuite la disponibilité et reviendrons vers vous avec une proposition. [Signature]
Envoyer une proposition à vérifier
Objet : Proposition pour votre repas du [date] Bonjour [prénom], À la suite de nos échanges, voici notre proposition pour [effectif] convives : [menu ou formule vérifiés], au prix de [montant confirmé] par personne, comprenant [éléments inclus]. Les conditions de réservation sont les suivantes : [conditions réellement applicables]. À ce stade, la réservation n’est pas encore confirmée. Dites-nous si cette proposition vous convient afin de finaliser les détails ensemble. [Signature]
Ce qui doit être vérifié avant la confirmation
Contrôlez le nombre de places, le service concerné, le menu, les boissons incluses et le total annoncé. Les demandes concernant les allergies ou les adaptations alimentaires doivent être transmises à l’équipe compétente ; un texte généré ne doit jamais inventer une garantie.
Si un acompte, un délai de confirmation ou des conditions d’annulation s’appliquent, reprenez vos conditions exactes. N’utilisez pas celles d’un exemple trouvé en ligne. Une fois l’accord obtenu, mettez à jour votre outil de réservation réel.
Garder une seule version de la proposition
Après chaque changement d’effectif ou de menu, identifiez la version qui fait référence. Faites un récapitulatif des éléments confirmés et de ceux qui restent ouverts. Cette distinction évite qu’un ancien e-mail soit pris pour la dernière proposition.
Locio peut mettre en forme les informations et préparer la réponse. Vous fournissez les éléments vérifiés, puis vous contrôlez le résultat avant envoi. L’application ne consulte pas automatiquement vos tables ni votre planning.
POUR VOTRE ENTREPRISE
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