Reprendre le dossier avant d’écrire
Relevez dossier par dossier les pièces absentes, la période et la date limite. Vérifiez que le client ne les a pas déjà transmises par un autre canal.
Des messages prêts à personnaliser
Les crochets sont à remplacer. Relisez chaque message avant l’envoi.
Première relance
Bonjour [prénom], pour clôturer [période], il nous manque : [liste]. Pouvez-vous nous les transmettre avant le [date] ? Merci, [cabinet]
Liste détaillée
Objet : Pièces à transmettre pour [période] Bonjour [prénom], Voici les pièces attendues : [liste]. Vous pouvez les déposer sur [outil] ou nous les envoyer par e-mail. N’hésitez pas si un document vous pose question.
Dernier rappel avant échéance
Bonjour [prénom], sans ces pièces avant le [date], nous ne pourrons pas finaliser [déclaration]. Pouvez-vous nous indiquer quand vous les transmettrez ?
Ce qu’il vaut mieux éviter
- Évoquer une pénalité sans l’avoir vérifiée
- Donner un avis fiscal dans une relance
- Écrire au mauvais interlocuteur dans l’entreprise
Garder la trace de la suite
Notez les relances et les pièces reçues. Mettez à jour la liste à chaque réception pour ne pas redemander un document déjà fourni.
POUR VOTRE ENTREPRISE
Préparer ces textes avec Locio.
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L’assistant IA pour les cabinets comptablesParler de mon besoin